Records of Processing Activities (ROPA), Pilar Kepatuhan Privasi Data di Era Digital
Di tengah lanskap regulasi data yang semakin ketat, setiap organisasi yang memproses data pribadi dihadapkan pada tantangan untuk tidak hanya melindungi informasi sensitif, tetapi juga mendemonstrasikan akuntabilitas penuh atas aktivitas pemrosesannya. Salah satu instrumen kunci untuk mencapai hal ini adalah Records of Processing Activities (ROPA), atau yang di Indonesia dikenal sebagai Perekaman Kegiatan Pemrosesan Data Pribadi.
Apa itu ROPA?
ROPA adalah sebuah dokumen atau catatan terstruktur yang berisi inventarisasi dan analisis menyeluruh tentang bagaimana sebuah organisasi memproses data pribadi. Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran lengkap dan transparan mengenai aktivitas pemrosesan data pribadi yang dilakukan oleh organisasi. Ini lebih dari sekadar daftar data; ROPA adalah "peta" yang menunjukkan perjalanan data pribadi dalam organisasi, mulai dari pengumpulan hingga penghapusan.
Mengapa ROPA Penting bagi Organisasi Anda?
ROPA bukan sekadar persyaratan kepatuhan, melainkan alat strategis yang mendukung tata kelola data pribadi yang kuat:
1. Kepatuhan Hukum (Compliance)
- Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP): UU PDP Pasal 31 secara eksplisit mewajibkan pengendali data pribadi untuk melakukan perekaman seluruh kegiatan pemrosesan data pribadi. ROPA adalah instrumen utama untuk memenuhi kewajiban ini[cite: 8].
- GDPR: Regulasi global seperti General Data Protection Regulation (GDPR) di Eropa juga memiliki persyaratan serupa, yang telah menjadi acuan bagi banyak regulasi perlindungan data di seluruh dunia, termasuk Indonesia.
- ISO 27701: Standar ISO/IEC 27701, sebagai ekstensi privasi dari ISO/IEC 27001, secara khusus mendorong praktik pembuatan ROPA sebagai bagian integral dari sistem manajemen informasi privasi (PIMS) yang efektif.
2. Akuntabilitas dan Transparansi Internal
ROPA menjadi bukti nyata bahwa organisasi Anda bertanggung jawab atas data pribadi yang dipegangnya. Ini menunjukkan bahwa organisasi telah memikirkan dan mendokumentasikan bagaimana data pribadi diproses. Dengan ROPA, organisasi memiliki pemahaman yang jelas tentang:
- Data pribadi apa saja yang dikumpulkan.
- Tujuan pemrosesan data.
- Sumber data dan kepada siapa data itu dibagikan (penerima).
- Masa retensi data.
- Langkah-langkah keamanan yang diterapkan.
3. Manajemen Risiko dan Respon Insiden
ROPA membantu mengidentifikasi potensi risiko privasi dan keamanan data yang terkait dengan setiap aktivitas pemrosesan. Informasi ini krusial sebagai langkah awal untuk melakukan Penilaian Dampak Perlindungan Data (DPIA) jika diperlukan. Selain itu, saat subjek data menggunakan hak-hak mereka (misalnya, hak akses atau hak penghapusan), ROPA memudahkan organisasi untuk menemukan dan mengelola data yang relevan. Dalam kasus insiden kebocoran data, ROPA dapat mempercepat proses identifikasi ruang lingkup dampak dan mitigasi.
4. Audit dan Pemeriksaan
ROPA adalah dokumen kunci yang akan diminta oleh otoritas pelindungan data pribadi (setelah terbentuk) atau auditor eksternal untuk menilai tingkat kepatuhan organisasi Anda terhadap regulasi data pribadi. Ini mempermudah proses audit kepatuhan privasi.
Informasi Penting yang Tercantum dalam ROPA
Meskipun belum ada format baku tunggal di Indonesia, ROPA umumnya mencakup informasi rinci untuk setiap aktivitas pemrosesan:
Elemen Utama ROPA (Umumnya)
- Nama dan Detail Kontak Pengendali Data Pribadi: Serta Prosesor Data Pribadi (jika ada) dan Pejabat Pelindungan Data (DPO) jika ditunjuk.
- Tujuan Pemrosesan Data Pribadi: Mengapa data tersebut dikumpulkan dan digunakan.
- Kategori Subjek Data Pribadi: Siapa saja yang datanya diproses (misalnya, karyawan, pelanggan, prospek).
- Kategori Data Pribadi: Jenis data yang diproses (misalnya, nama, alamat email, data keuangan, data kesehatan).
- Kategori Penerima Data Pribadi: Pihak internal atau eksternal yang menerima data (misalnya, departemen HR, penyedia layanan cloud, mitra pemasaran).
- Transfer Data Pribadi ke Luar Negeri: Jika data ditransfer ke negara lain, jelaskan negara tujuan dan dasar hukum transfernya.
- Masa Retensi Data: Berapa lama data akan disimpan dan kriteria penentuannya.
- Deskripsi Umum Langkah-Langkah Teknis dan Organisasional Keamanan Data: Bagaimana data dilindungi.
Elemen Utama ROPA (sesuai RPP UU 27/2022 - PDP)
Pada Pasal 87 ayat (2) disebutkan bahwa Perekaman kegiatan pemrosesan Data Pribadi paling sedikit memuat:
- nama dan detail kontak Pengendali Data Pribadi, Pengendali Data Pribadi Bersama, dan/atau Prosesor Data Pribadi;
- kontak Pejabat Pelindung Data Pribadi;
- sumber pengumpulan dan tujuan pengiriman Data Pribadi;
- dasar pemrosesan Data Pribadi;
- tujuan pemrosesan Data Pribadi;
- jenis Data Pribadi;
- kategori Subjek Data Pribadi;
- pihak selain Pengendali Data Pribadi yang dapat mengakses Data Pribadi;
- pemenuhan hak Subjek Data Pribadi;
- pemetaan aliran Data Pribadi;
- masa retensi; dan
- langkah teknis dan organisasi dalam rangka pengamanan Data Pribadi.
Hubungan ROPA dengan ISO/IEC 27001 dan ISO/IEC 27701
Hubungan antara ISO/IEC 27001 dan ROPA sangat erat dan saling mendukung, terutama ketika ISO 27001 diimplementasikan bersama dengan ISO/IEC 27701.
ISO 27001 sebagai Fondasi Keamanan Informasi
ISO 27001 adalah standar SMKI yang berfokus pada perlindungan kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan informasi. ISO 27001 mewajibkan identifikasi aset informasi, penilaian risiko, penerapan kontrol keamanan, dan dokumentasi SMKI. Dalam konteks ini, data pribadi adalah salah satu jenis aset informasi yang sangat penting yang harus diidentifikasi dan dilindungi.
ISO 27701 sebagai Jembatan Privasi
Meskipun ISO 27001 tidak secara eksplisit mewajibkan ROPA, informasi yang dibutuhkan untuk ROPA akan secara alami terkumpul dalam proses implementasinya. ISO/IEC 27701 berfungsi sebagai standar ekstensi yang menjembatani keamanan informasi (ISO 27001) dengan privasi data (regulasi seperti UU PDP). ISO 27701 secara eksplisit mendorong pemahaman komprehensif tentang kegiatan pemrosesan data pribadi, yang secara efektif mengarah pada pembuatan dan pemeliharaan ROPA sebagai bagian dari PIMS. Informasi dari ROPA sangat penting untuk penilaian risiko privasi (seperti DPIA) dan untuk menentukan kontrol keamanan ISO 27001 yang paling relevan untuk melindungi data pribadi.
Implementasi ROPA yang Efektif
ROPA harus menjadi dokumen "hidup" yang diperbarui secara berkala, bukan hanya sekali dibuat. Organisasi perlu memiliki proses internal untuk meninjau dan memperbarui ROPA setiap kali ada perubahan signifikan dalam aktivitas pemrosesan data pribadi, seperti peluncuran produk baru, perubahan sistem, atau penambahan mitra baru.
Dengan demikian, ROPA adalah alat yang fundamental untuk memastikan organisasi memenuhi kewajiban pelindungan data pribadi dan membangun tata kelola privasi yang kuat.
Referensi: Medium.com | Eryk Budi Pratama
